1. Geltung der Bedingungen
Unsere Angebote, Lieferungen und Leistungen erfolgen ausschließlich aufgrund dieser Geschäftsbedingungen. Sie gelten spätestens mit Entgegennahme der Lieferung oder Leistung als angenommen. Abweichende Bedingungen des Kunden werden nur dann zum Vertragsbestandteil, wenn wir ihnen ausdrücklich in der Schriftform zugestimmt haben. Unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten auch für alle künftigen Geschäfte mit dem Kunden oder Besteller, auch wenn nicht ausdrücklich erneut darauf Bezug genommen wurde.
2. Angebot, Vertragsabschluß
Unsere Angebote sind freibleibend. Ein Vertrag kommt erst zustande, wenn die Ware an den Kunden verschickt wird, der Kunde eine schriftliche Auftragsbestätigung erhalten hat, oder der Kunde eine Dienstleistung erhalten hat. Eine Bestellbestätigung stellt keinen Vertragsbestandteil dar. Nebenabreden, Vertragsänderungen oder Ergänzungen, sowie die Zusicherung von Eigenschaften werden erst wirksam, wenn wir sie schriftlich bestätigt haben.
Werden uns durch den Kunden über unser Ticketsystem, per E-Mail, postalisch, telefonisch oder persönlich Störungen oder Anliegen gemeldet, so stellt dies eine wirksame Auftragserteilung dar. Sollten nur bestimmte Mitarbeiter eines Kunden für eine Auftragserteilung berechtigt sein, so ist dies gesondert schriftlich zu vereinbaren und nur wirksam, sofern wir dies gegengezeichnet haben.
3. Einarbeitung
In unseren Preisen ist eine kostenlose Einarbeitung und Installation in die von uns gelieferte Hard- und Software nicht enthalten. Diese Leistungen sind zusätzlich in Auftrag zu geben und werden von uns nach Aufwand berechnet. Die Auswahl der Programme und die Beratung hinsichtlich der vom Kunden beabsichtigten Anwendungen sowie Einweisungen, Schulungen und sonstige technische Unterstützungen des Kundens sind nicht Vertragsgegenstand. Sie können Gegenstand eines gesonderten Vertrages sein. Ohne eine solche Vereinbarung trägt der Kunde das alleinige Risiko für die Auswahl der Programme und deren Eignung für die beabsichtigten Anwendungen.
4. Versand
Die Wahl des Versandunternehmens ist uns überlassen. Verpackungs- und Versandkosten trägt der Kunde. Diese sind abhängig von der Versandart, der Zahlungsart, dem Gewicht und dem Versandziel. Sie werden vor einer Online-Bestellung im Warenkorb berechnet und ausgewiesen oder bei telefonischen Bestellungen genannt und auf der Rechnung gesondert ausgewiesen. Die Wahl der Versandart erfolgt nach Wunsch des Kunden oder im Rahmen der zulässigen Möglichkeiten nach bestem Ermessen. Eine Übersicht über die verschiedenen Versand- und Zahlungsmöglichkeiten sowie die entsprechenden Preise sind auf unseren Webseiten veröffentlicht.
5. Lieferung / Lieferzeiten
Die voraussichtlichen Lieferzeiten sind produktabhängig. Auf unserer Website wird durch Symbole und entsprechende Erläuterungen bei jedem Produkt die Verfügbarkeit durch Angabe des voraussichtlichen Versendungstages angezeigt. Abhängig von der gewählten Versandart erfolgt eine Lieferung anschließend innerhalb der üblichen Versandzeit aus Deutschland. Werden vereinbarte Liefertermine von uns nicht eingehalten, so hat uns der Kunde eine angemessene Frist von mindestens drei Wochen zu setzen. Die Nachfrist beginnt mit dem Eingang der Fristsetzung bei uns. Fälle höherer Gewalt – hierzu gehören auch nachhaltige Behinderungen der Waren- und Materialbeschaffung, Betriebsstörungen, Personalmangel infolge Erkrankung, Streik, Aussperrung, Unruhen und staatliche Eingriffe, auch wenn die Ereignisse bei unseren Lieferanten eintreten – entbinden uns während der Dauer von der Lieferungs- und Leistungsverpflichtung. Bei lang andauernder Behinderung – von mindestens vier Wochen – sind beide Vertragspartner berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten. Wir sind generell zu Teillieferungen berechtigt. Wir behalten und das Recht vor, den Liefergegenstand zu ändern und von der Beschreibung, auch im technischen Bereich, abzuweichen, sofern dies für den Kunden zumutbar ist und der Wert des Liefergegenstandes dadurch nicht gemindert wird.
6. Preise, Zahlung, Rücktrittsrecht
Unsere Preise sind grundsätzlich die im Warenkorb unserer Webseiten zur Zeit der Bestellung genannten Preise. Abweichende Preise, die eventuell auf Seiten dargestellt werden, die aus Zwischenspeichern (Browser-Cache, Proxies) geladen werden, sind nicht aktuell und ungültig. Unsere Preise gelten, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart ist, ab Versandstätte ausschließlich Verpackung, Fracht und ggf. Nachnahmegebühren. Alle Preisangaben auf unseren Webseiten sind inkl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer sofern der Kunde seinen Kundentyp nicht auf Firma, Händler oder öffentliche Einrichtung umstellt.
Soweit zwischen Vertragsabschluß und Lieferung mehr als vier Monate liegen, gelten unsere Preis für den Tag der Lieferung. Dies gilt nicht, falls sich die Lieferung aus Gründen, die wir zu vertreten haben, verzögert hat.
Für Kunden unseres Online-Shops gelten die dort vereinbarten Zahlungsbedingungen. Für Kunden, welchen wir die Zahlungsmethode Kauf auf Rechnung anbieten gilt wenn nicht anders geregelt die folgende Zahlungsbedingung: Die Zahlung ist innerhalb von 14 Tagen zu leisten. Bei verspäteter Zahlung werden Verzugszinsen in banküblicher Höhe berechnet. Wird ein Zahlungstermin nicht eingehalten, so haben wir nach einer Nachfristsetzung von einer Woche das Recht, ohne Rücksicht auf laufende Wechsel, sofortige restlose Barzahlung aller gelieferten Waren und Dienstleistungen zu verlangen, ferner das Recht, von allen mit dem Kunden bestehenden Verträgen ganz oder teilweise zurückzutreten und gleichzeitig 15 % des Warenwertes (Kontaktpreis) als Schadensersatz zu verlangen. Die Geltendmachung eines evtl. höheren Schadens ist hierdurch nicht ausgeschlossen. Wir sind auch dann zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, wenn nach unseren und dem Kunden mitgeteilten Informationen die Kreditwürdigkeit des Kundens erheblich beeinträchtigt ist.
Wir sind berechtigt, nach Vertragsabschluß eine angemessene Vorauszahlung zu verlangen.
Wir sind an angegebene Preise nicht gebunden, wenn eine längere Lieferfrist als ein Monat ab Auftragserteilung vereinbart ist. In diesem Fall werden die zum Zeitpunkt der Lieferung gültigen Preise berechnet.
Verpackungen werden Eigentum des Kunden.
Wir vereinbaren grundsätzlich keine Festpreise oder Höchstpreise für Dienstleistungen und erstellen grundsätzlich auch keine Kostenvoranschläge. Unsere in Angeboten oder Auftragsbestätigungen angegebenen Mengen für Arbeitszeiten und Anfahrten sind eine grobe Schätzung und können je nach Kundensystem und Kundenanforderung stark vom tatsächlich anfallenden und zu berechnenden Aufwand abweichen. Die Abweichung der zu berechnenden Aufwänden von den angebotenen Aufwänden ist entsprechend nicht auf 10%, 20% oder 25% beschränkt.
Ausnahme bilden Angebote für die Instandsetzung von Hardwaredefekten im Innendienst und Pauschalpreise für bestimmte Dienstleistungen, die auf unserer Website unter Preise aufgelistet sind, oder wenn der Kunde von uns einen wörtlich als Kostenvoranschlag bezeichnetes Angebot für eine Reparatur oder Dienstleistung erhält.
Wir sind berechtigt, unsere Forderungen aus Warenlieferungen und Leistungen an Dritte abzutreten.
7. Widerrufsrecht
Der Kunde ist im Sinne § 13 BGB an seine Bestellung nicht mehr gebunden, wenn er innerhalb einer Frist von 2 Wochen nach Erhalt der Ware widerruft. Die Frist beginnt frühestens mit Erhalt dieser Belehrung, spätestens mit Erhalt der Ware. Der Widerruf muss keine Begründung enthalten und kann schriftlich (eine E-Mail genügt) oder durch Rücksendung der Ware erfolgen. Zur Fristwahrung genügt die rechtzeitige Absendung der Ware an:
Comfine GmbH
Holzhofallee 1A
64283 Darmstadt.
Tel.: 06151 3600 100
Fax: 06151 3600 150
eMail: info@comfine.de
Der Kunde hat die Kosten der Rücksendung zu tragen, wenn die gelieferte Ware der bestellten entspricht und wenn der Preis der zurückzusendenden Sache einen Betrag von 40 Euro nicht übersteigt oder wenn er bei einem höheren Preis der Sache zum Zeitpunkt des Widerrufs noch nicht die Gegenleistung oder eine vertraglich vereinbarte Teilzahlung erbracht hat. Anderenfalls ist die Rücksendung für den Kunde kostenfrei. Verpflichtungen zur Erstattung von Zahlungen müssen vom Kunde innerhalb von 60 Tagen nach Absendung seiner Widerrufserklärung erfüllt werden.
Der Kunde hat Wertersatz für eine durch die bestimmungsgemäße Ingebrauchnahme der Sache entstandene Verschlechterung zu leisten. Dies gilt nicht, wenn die Verschlechterung ausschließlich auf die Prüfung der Sache zurückzuführen ist, wie Sie etwa in einem Ladengeschäft möglich gewesen wäre.
Wir sind ausserdem berechtigt, für beschädigte bzw. geöffnete Verpackungen, insbesondere bei vom Hersteller versiegelten Produkten, wie z B. bei Prozessor- oder Speichermodulverpackungen, vom Kunde Schadensersatz zu verlangen.
Nach § 312d BGB (Widerrufs- und Rückgaberecht bei Fernabsatzverträgen) Abs. 4 Satz 2 wird ein Widerrufsrecht für Software ausgeschlossen, deren Verpackungsversiegelung beschädigt ist (Entsiegelung). Für Produkte in versiegelter (ungeöffneter) Verpackung gilt die zuvor genannte Frist von 2 Wochen.
Im Falle eines fristgerechten, ordnungsgemäßen Widerrufs werden bereits geleistete Zahlungen frühstens nach Rückerhalt der Ware erstattet. In dem Widerrufsschreiben sollte die Bankverbindung angegeben sein, an die der ggf. bereits bezahlte Betrag zurücküberwiesen werden soll. Der Kunde ist verpflichtet, die Ware zurückzusenden, sofern er dies nicht bereits zusammen mit dem Widerrufsschreiben erledigt hat.
Ware, die speziell für den Kunden bestellt wird, ist von der Rückgabe ausgeschlossen.
8. Rücksendungen
Wir bitten grundsätzlich ausdrücklich darum, Rücksendungen freizumachen. Unfreie Rücksendungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, dürfen wir nicht annehmen. Kennzeichnen Sie Ihr Paket daher bitte in jedem Fall gut sichtbar mit der Rechnungs-Nummer. Sofern der Reklamationsanspruch berechtigt ist (oder der Widerruf eines Sachwertes von über 40 Euro fristgerecht und ordnungsgemäß ist), werden die entstandenen Versandkosten (Nachweis erforderlich!) in Höhe der Kosten eines versicherten, normalen DHL-Versandes erstattet oder mit einer anderen Bestellung verrechnet. Bitte geben Sie im Falle einer Rücksendung Ihre Bankverbindung an, an die der betreffende Betrag überwiesen werden soll. Die Rücksendung der Ware geschieht auf Gefahr des Kundens, wenn dieser eine unversicherte Rücksendung der Ware tätigt. Die Ware ist an die unter dem Abschnitt Widerrufsrecht angegebene Anschrift zurück zu senden.
9. Abnahme, Mängelrüge, Abnahme, Gewährleistung
9.1. Mängelrüge
Der Kunde hat die Ware und/oder die Dienstleistung sofort nach Empfang zu überprüfen. Offensichtliche Mängel müssen uns schriftlich unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von zwei Wochen mitgeteilt, sowie explizit als Mängelrüge gekennzeichnet werden. Bei nicht rechtzeitiger Mängelrüge gilt die Lieferung als genehmigt. Bei berechtigter Mängelrüge, wenn es sich nicht um das Fehlen zugesicherter Eigenschaften handelt, können wir nach unseren Wahl unter Ausschluss sonstiger Gewährleistungsansprüche des Kundens Ersatz liefern, nachbessern, oder nach Rücknahme der Ware und der Dienstleistung den Kaufpreis erstatten. Schlägt die Ersatzlieferung oder die Nachbesserung nach angemessener Frist fehl, kann der Kunde nach seiner Wahl Herabsetzung des Kaufpreises oder Rückgängigmachung des Kaufpreises verlangen, Für Schadensersatz aus Vertragsverletzungen oder Verschulden bei Vertragsabschluß haften wir nur im Falle von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
9.2. Abnahme bei Werkverträgen
Nach § 640 Abs. 1 BGB ist der Kunde verpflichtet, ein von uns hergestelltes Werk abzunehmen. Die Erklärung der Abnahme hat dabei ausschließlich in der Schriftform zu erfolgen. Abnahme ist die körperliche Entgegennahme des Werkes und Billigung der Leistung als vertragsgemäß erbracht. Dies ist Hauptleistungspflicht des Kunden und führt dazu, dass wir unseren Werklohn verlangen können. Auch ein Werk, das kleinere Mängel aufweist, ist abnahmefähig und der Kunde darf die Abnahme gemäß Satz 2 § 640 Abs. 1 BGB nicht wegen unwesentlicher Mängel verweigern. Dem Kunden bleibt das Recht, die für die Mängelbeseitigung erforderlichen Teile des Werklohns und zusätzlich einen sogenannten Druckzuschlag zurückzubehalten. Sofern ein Werkvertrag geschlossen wurde, verpflichtet sich der Kunde zur Abnahme eines Werk innerhalb von 5 Werktagen nach Fertigstellung des Werks. Das Werk gilt als fertiggestellt, sobald die vertraglich zugesicherten Eigenschaften im wesentlichen erbracht wurden. Als vertraglich zugesicherte Eigenschaften gelten ausschließlich die in schriftlichen Angeboten oder Auftragsbestätigungen aufgeführten Leistungen oder ein ggfls. erstelltes ergänzendes schriftliches Pflichtenheft. Mündliche Nebenabreden gelten nicht als Vertragsbestandteile, sofern sie von uns nicht schriftlich bestätigt wurden. Erklärt der Kunde die Abnahme für das Werk nicht innerhalb der gebotenen Frist, gilt das Werk nach Ablauf der Frist als abgenommen (fiktive Abnahme gemäß § 640 Abs. 1 Satz 3 BGB), sofern keine wesentlichen Mängeln am Werk vorliegen.
9.3. Gewährleistung
Unsere Gewährleistungspflicht erstreckt sich nicht auf Schäden an Verschleißteilen, wie z. B. Druckköpfen, Farbbändern, Tintenpatronen, Tonermaterialien, Selentrommeln etc. Durch etwa seitens des Kundens oder Dritter unsachgemäß ohne unsere vorherige Genehmigung vorgenommener Änderungen oder Instandsetzungsarbeiten, durch unsachgemäße Benutzung, Lagerung und Öffnen der Geräte wird die Haftung für die daraus entstehenden Folgen aufgehoben. Werden vom Kunde oder Dritten Veränderungen an den gelieferten Anlagen oder an der gelieferten Software vorgenommen, erlischt der Gewährleistungsanspruch, es sei denn, der Kunde weist nach, daß der Mangel nicht auf die Veränderungen zurückzuführen ist. Für wesentliche Fremderzeugnisse treten wir unsere Haftungsansprüche gegen den Lieferer des Fremderzeugnisses an den Kunde ab. Dieser ist verpflichtet, zunächst den von uns zu benennenden Lieferer des mangelhaften Fremderzeugnisses haftbar zu machen. Unsere eigene Haftung greift erst nach Erfolglosigkeit zumutbarer gerichtlicher Inanspruchnahme des von uns zu benennenden Lieferers des Fremderzeugnisses ein. Hat der Kunde mit Erlaubnis von uns an überlassene technische Einrichtungen Fremdprodukte angeschlossen, übernehmen wir keine Gewährleistung für den einwandfreien Betrieb der technischen Einrichtungen. Der Kunde hat die Instandhaltung der Fremdprodukte sicherzustellen. Beeinträchtigen diese die Funktion der überlassenen technischen Einrichtungen oder darüber hinaus andere technische Einrichtungen von uns, sind wir berechtigt, die Fremdprodukte auf Kosten des Kundens abzuschalten. Die Gewährleistungsrechte stehen dem Kunde uns gegenüber in Länge der gesetzlichen Gewährleistungspflicht von 2 Jahren, wenn nicht anders vermerkt, ab Abnahme der jeweiligen Leistung zu. Diese Gewährleistungsfrist bezieht sich, wenn nicht anders vereinbart, ausschliesslich auf Hardware und deren hardware-technische Installation. Für Softwareinstallationen, Grafiken, Programmierarbeiten und ähnliche Dienstleistungen ist eine Nachbesserung nach Abnahme erneut kostenpflichtig.
10. Haftung
Weitere als im Abschnitt „Mängelrüge, Gewährleistung“ bezeichnete Ansprüche des Kundens, insbesondere ein Anspruch auf Ersatz von Schäden, die nicht am Liefergegenstand selbst entstanden sind, sind ausgeschlossen. Wir haften nicht für die leicht fahrlässige Verletzung unwesentlicher Vertragspflichten. Bei Fortbestand unserer Haftung für leichte Fahrlässigkeit und bei Haftung in den Fällen vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Vertragspflichtverletzung ist unsere Haftung auf den vertragstypischen, vernünftigerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt. Unser Haftungsausschluß gilt nicht, wenn der Kunde wegen des Fehlens einer zugesicherten Eigenschaft Schadenersatzansprüche wegen Nichterfüllung geltend macht. Wir haften nicht für die Wiederbeschaffung von Daten, es sei denn, daß wir deren Vernichtung grob fahrlässig oder vorsätzlich verursacht haben und der Kunde zusätzlich sichergestellt hat, daß diese Daten aus maschinenlesbarem Datenmaterial mit vertretbarem Aufwand rekonstruiert werden können.
11. Eigentumsvorbehalt
Unsere Lieferungen bleiben bis zur Bezahlung unserer sämtlichen Forderungen, gleichgültig aus welchem Rechtsgrund (auch Saldoforderungen) unser Eigentum (nachstehend Vorbehaltsware genannt). Be- und Verarbeitung der Vorbehaltsware erfolgen für uns, ohne uns zu verpflichten. Bei Verarbeitung mit anderen uns nicht gehörenden Waren steht uns das Miteigentum an der neuen Sache zu im Verhältnis des Rechnungswertes der Vorbehaltsware zu dem Rechnungswert der anderen verarbeiteten Waren. Unser Eigentum bzw. Miteigentumsanteil an der durch Be- oder Verarbeitung entstandenen neuen Sache gilt als Vorbehaltsware im Sinne dieser Bedingungen. Der Kunde darf die Vorbehaltsware im gewöhnlichen Geschäftsverkehr und solange er sich nicht mit seinen Zahlungsverpflichtungen uns gegenüber in Verzug befindet, veräußern. Die Forderung des Kundens aus der Weiterveräußerung der Vorbehaltsware wird bereits jetzt an uns abgetreten. Handelt es sich um durch Verarbeitung entstandene neue Sachen, an denen wir nur einen Miteigentumsanteil haben, so gilt die Abtretung nur in Höhe des Wertes unseres Miteigentumsanteils. Wird unsere Vorbehaltsware zusammen mit anderen Waren veräußert, so gilt die Abtretung der Forderungen aus der Weiterveräußerung nur in Höhe des Wertes unserer Vorbehaltsware. Wird die Vorbehaltsware infolge Einbaus wesentlicher Bestandteil des Grundstücks eines Dritten, so tritt der Kunde den ihm daraus entstehenden Anspruch in Höhe des Wertes der Vorbehaltsware an uns ab. Übersteigt der Wert der für uns bestehenden Sicherheiten unsere Forderung insgesamt um mehr als 20 %, so sind wir zur entsprechenden Freigabe von Sicherheiten nach unserer Wahl verpflichtet.
Wir sind berechtigt, bei nicht fristgerecht geleisteter Zahlung jederzeit die sofortige Rückgabe von gelieferten Waren zu verlangen. Dies gilt auch dann, wenn die gelieferten Waren Bestandteil eines Werkvertrages sind und der Kunde den Vertrag nicht als erfüllt ansieht und die Zahlung deswegen vollständig verweigert. Sofern der Kunde Datenträger von uns erhalten hat, hat der Kunde dabei das Recht, Datenträger eines Gesamtsystems bei sofortiger BAR-Zahlung gesondert zu erwerben und den Rest des Systems zurück zu geben. Der Kaufpreis für den oder die Datenträger hat dabei den marktüblichen Preisen zu entsprechen. Aufwände für die Extraktion eines oder mehrerer Datenträger aus einem Gesamtsystem sind dabei ebenso vom Kunden BAR zu zahlen. Hierfür gelten unsere üblichen Preise für Arbeitszeit im Aussendienst. Möchte der Kunde das Recht zum Erwerb nicht in Anspruch nehmen, so ist er auch dann zur sofortigen Rückgabe verpflichtet, wenn sich bereits Daten vom Kunden auf dem Datenträger befinden. In diesem Fall sind wir dazu verpflichtet, die Daten in unserer Betriebsstätte unmittelbar vom Datenträger zu löschen.
Verweigert der Kunde die sofortige Rückgabe der Ware, entsteht ein Anspruch auf Schadensersatz in Höhe des zweifachen Preises der zurück geforderten Ware.
12. Erfüllungsort
Erfüllungsort für sämtliche Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis ist Darmstadt. Soweit der Kunde Vollkaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, wird für etwaige Streitigkeiten aus Verträgen und damit in Zusammenhang stehenden Rechtsbeziehungen Darmstadt als Gerichtsstand vereinbart.
13. Anwendbares Recht
Es ist ausschließlich deutsches Recht anzuwenden; die Anwendbarkeit des einheitlichen „UN-Kaufrechtes“ wird ausdrücklich ausgeschlossen.
14. Datenschutzhinweise
14.1 Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten
Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten ohne weitergehende Einwilligung, soweit sie für die Vertragsbegründung und -abwicklung sowie zu Abrechnungszwecken erforderlich sind.
14.1.1
Wir weisen Sie darauf hin, dass zu einer Domain-Registrierung die Übermittlung bestimmter personenbezogener Daten, in der Regel Name und Anschrift, an die entsprechenden nationalen oder internationalen Registrierungsstellen und die Veröffentlichung in den von jedermann abrufbaren Whois-Datenbanken erforderlich ist. Für die Registrierung einer „.de-Domain“ zum Beispiel werden derzeit Namen und Anschriften des Domain-Inhabers, des administrativen und technischen Ansprechpartners sowie des Zonenverwalters und darüber hinaus Telefon- und Telefaxnummer sowie E-Mail-Adresse des technischen Ansprechpartners und des Zonenverwalters an die DENIC eG, Frankfurt/Main, übermittelt und in der DENIC-Datenbank unter http://www.denic.de im Internet veröffentlicht.
Ferner gelten die unter Datenschutzhinweis angeführten Bestimmungen, welche hier eingesehen werden können: https://www.comfine.de/index.php?content=imprint
14.2 Weitergabe von Daten
Wir bewahren Stillschweigen über sämtliche bekannt gewordenen geschäftlichen und betrieblichen Angelegenheiten und auch über deren Ende hinaus werden diese streng vertraulich behandelt.
Gleiches gilt auch für personenbezogene Daten.
Abrechnungsdaten dürfen an andere Diensteanbieter und Dritte übermittelt werden, soweit dies zur Ermittlung des Entgelts und zur Abrechnung erforderlich ist.
Nach Maßgabe der hierfür geltenden Bestimmungen sind wir ebenfalls berechtigt, Auskunft an Strafverfolgungsbehörden und Gerichte für Zwecke der Strafverfolgung zu erteilen.
14.3 Auftragsverarbeitung
14.3.1 Allgemeines
Wir und von uns beauftragte Dritte verarbeiten Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen. Die uns zur Verarbeitung überlassenen Daten werden für keine anderen, insbesondere nicht für eigene Zwecke verwendet. Einmalige oder regelmäßige Kopien oder Duplikate werden nur zur Sicherung gegen Datenverlust angefertigt.
Die Art der Daten sind:
– Personenstammdaten
– Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
– Vertragsstammdaten
– Protokolldaten
– Arbeitsdaten
Der Kreis der Betroffenen umfasst:
– Kunden und Interessenten des Kunden
– Mitarbeiter und Lieferanten des Kunden
Wir sind berechtigt, Daten für die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung von Dritten verarbeiten zu lassen. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere im Falle von Webhosting und bei der Vermietung von Server-Systemen von Dritten. Dabei findet die Datenverarbeitung ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
14.3.2 Pflichten bei der Auftragsverarbeitung
1) Wir sind gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet, dass die Daten, auf die wir im Zusammenhang mit Wartungs-/Pflegearbeiten Zugriff erhalten, vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind.
2) Wir informieren den Kunden unverzüglich darüber, wenn eine vom Kunden erteilte Weisung nach unserer Auffassung gegen gesetztliche Regelungen verstößt. Wir sind entsprechend berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Kunden bestätigt oder geändert wird.
3) Wir sind verpflichtet, dem Kunden jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Kunden unverzüglich mitzuteilen, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist.
4) Für den Fall, dass wir feststellen oder Tatsachen die Annahme begründen, dass von uns für den Kunden verarbeitete – besondere Arten bzw. besondere Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. § 3 Abs. 9 BDSG bzw. Art. 9 DSGVO oder – personenbezogene Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen oder – personenbezogene Daten, die sich auf strafbare Handlungen oder Ordnungswidrigkeiten oder den Verdacht strafbarer Handlungen oder Ordnungswidrigkeiten beziehen oder – personenbezogene Daten zu Bank- oder Kreditkartenkonten unrechtmäßig übermittelt oder auf sonstige Weise Dritten unrechtmäßig zur Kenntnis gelangt sind, haben wir den Kunden unverzüglich und vollständig über Zeitpunkt, Art und Umfang des Vorfalls/der Vorfälle in Schriftform oder Textform (Fax/E-Mail) zu informieren. Die Information muss eine Darlegung der Art der unrechtmäßigen Kenntniserlangung enthalten. Die Information soll zusätzlich eine Darlegung möglicher nachteiliger Folgen der unrechtmäßigen Kenntniserlangung beinhalten. Wir sind darüber hinaus verpflichtet, unverzüglich mitzuteilen, welche Maßnahmen durch uns getroffen wurden, um die unrechtmäßige Übermittlung bzw. unbefugte Kenntnisnahme durch Dritte künftig zu verhindern.
5) Gemäß Art. 30 Abs. 2 DSGVO sind wir zum Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses verpflichtet, sofern der Kunde gemäß Art. 30 Abs. 2 DSGVO mehr als 250 Mitarbeiter beschäftigt.
14.3.3 Kontrollbefugnis bei der Auftragsverarbeitung
1) Der Kunde hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Kundens durch uns jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren. 2) Wir sind gegenüber dem Kunden zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erfor-derlich ist.
3) Der Kunde kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in unserer Betriebsstätte zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Kunde wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, sofern unsere Betriebsabläufe durch die Kontrollen gestört werden.
4) Wir sind verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber uns i.S.d. § 38 BDSG bzw. ab dem 25.05.2018 nach Art. 58 DSGVO i.V.m. § 40 BDSG (neu), insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Kunden zu erteilen.
14.3.4 Fernwartung
1) Sofern wir die Wartung und/oder Pflege der IT-Systeme auch im Wege der Fernwartung durchführen, sind wir verpflichtet, dem Kunde eine wirksame Kontrolle der Fernwartungsarbeiten zu ermöglichen. Dies kann z.B. durch Einsatz einer Technologie erfolgen, die dem Kunde ermöglicht, die von uns durchgeführten Arbeiten auf einem Monitor o.ä. Gerät zu verfolgen.
2) Für den Fall, dass der Kunde einer Berufsgeheimnispflicht i.S.d. § 203 StGB unterliegt, hat dieser Sorge dafür zu tragen, dass eine unbefugte Offenbarung i.S.d. § 203 StGB durch die Fernwartung nicht erfolgt. Wir sind diesbezüglich verpflichtet, Technologien einzusetzen, die nicht nur ein Verfolgen der Tätigkeit auf dem Bildschirm ermöglicht, sondern dem Kunde auch eine Möglichkeit gibt, die Fernwartungsarbeiten jederzeit zu unterbinden.
3) Wenn der Kunde bei Fernwartungsarbeiten nicht wünscht, die Tätigkeiten an einem Monitor o.ä. Gerät zu beobachten, werden wir die durchgeführten Arbeiten in geeigneter Weise dokumentieren.
14.3.5 Unterauftragsverhältnisse
1) Die Beauftragung von Subunternehmen durch uns ist nur mit schriftlicher Zustimmung des Kunden zulässig.
2) Wir haben den Subunternehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen uns und dem Kunden getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Wir haben insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Subunternehmer die nach § 9 BDSG bzw. ab dem 25.05.2018 nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Das Ergebnis der Kontrolle ist von uns zu dokumentieren und auf Anfrage dem Kunden zu übermitteln. Wir sind verpflichtet, uns vom Subunternehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten i.S.d. § 4f BDSG bzw. ab dem 25.05.2018 nach Art. 37 DSGVO i.V.m. § 38 BDSG (neu) bestellt hat, soweit dieser gesetzlich zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet ist.
3) Wir stellen sicher, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Kunden auch gegenüber dem Subunternehmer gelten. Wir haben die Einhaltung dieser Pflichten regelmäßig zu kontrollieren.
4) Die Verpflichtung des Subunternehmens muss schriftlich erfolgen. Dem Kunden ist die schriftliche Verpflichtung auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.
5) Wir sind insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse des Kunden und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Kunde und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.
14.3.6 Datengeheimnis
1) Wir sind bei der Verarbeitung von Daten für den Kunden zur Wahrung des Datengeheimnisses im Sinne des § 5 BDSG bzw. ab dem 25.05.2018 zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet. Wir verpflichten uns, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie dem Kunden obliegen. Der Kunde ist verpflichtet, uns etwaige besondere Geheimnisschutzregeln mitzuteilen.
2) Wir sichern zu, dass uns die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind und wir mit der Anwendung dieser vertraut sind.
14.3.7 Wahrung von Betroffenenrechten
Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich.
14.3.8 Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit
14.3.8.1 Allgemein
1) Wir verpflichten uns gegenüber dem Kunden zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Die Beschreibung der Massnahmen wird dem Kunden hiermit folgend Art. 32 DSGVO zur Verfügung gestellt. 2) Nach Aufforderung des Kunden erbringen wir Nachweise über das nach Art. 32 Abs. 1 lit. d) der regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.
3) Für den Fall, dass wir die Wartung und Pflege von IT-Systemen für den Kunden auch außerhalb der Geschäftsräume des Kunden durchführen (z.B. auch im Falle der Fernwartung), sind von uns zwingend die von uns getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen i.S.d. § 9 BDSG und der Anlage zu § 9 Satz 1 BDSG zu beachten.
14.3.8.2 Zutrittskontrolle
Folgende Massnahmen sind dauerhaft sichergestellt, die geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren:
– Manuelles Schliesssystem
– Videoüberwachung im Verkaufsbereich
– Sicherheitsschlösser
– Schlüsselregelung
– Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal
14.3.8.3 Zugangskontrolle
Folgende Massnahmen sind dauerhaft sichergestellt, die geeignet sind zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können:
– Zuordnung von Benutzerrechten
– Verwendung von Benutzerprofilen
– Passwortvergabe
– Authentifikation mit Benutzername / Passwort
– Zuordnung von Benutzerprofilen zu IT-Systemen
– Einsatz von VPN-Technologie
– Schlüsselregelung
– Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal
– Einsatz von Intrusion-Detection-Systemen
– Verschlüsselung von Smartphone-Inhalten
– Einsatz von Anti-Viren-Software
– Einsatz einer Hardware-Firewall
– Einsatz einer Software-Firewall
14.3.8.4 Zugriffskontrolle
Folgende Massnahmen sind dauerhaft sichergestellt, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschliesslich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können:
– Berechtigungskonzept
– Verwaltung der Rechte durch Systemadministrator
– Anzahl der Administratoren auf das „Notwendigste“ reduziert
– Passwortrichtlinie inkl. Passwortlänge
– Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, insbesondere bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
– Sichere Aufbewahrung von Datenträgern
– physische Löschung von Datenträgern vor Wiederverwendung
– ordnungsgemässe Vernichtung von Datenträgern (DIN 32757)
– Einsatz von Aktenvernichtern bzw. Dienstleistern (nach Möglichkeit mit Datenschutz-Gütesiegel)
– Protokollierung der Vernichtung
14.3.8.4 Weitergabekontrolle
Folgende Massnahmen sind dauerhaft sichergestellt, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist:
– Einrichtungen von VPN-Tunneln
– Weitergabe von Daten in anonymisierter oder pseudonymisierter Form
– E-Mail-Verschlüsselung
– Dokumentation der Empfänger von Daten und der Zeitspannen der geplanten Überlassung bzw. vereinbarter Löschfristen
– Beim physischen Transport: sichere Transportbehälter/-verpackungen
– Beim physischen Transport: sorgfätige Auswahl von Transportpersonal und Fahrzeugen
14.3.8.5 Eingabekontrolle
Folgende Massnahmen sind dauerhaft sichergestellt, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.
– Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
– Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen)
– Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts
Ferner obliegt die Eingabekontrolle der Daten des Kundens dem Kunden selbst.
14.3.8.6 Auftragskontrolle
Folgende Massnahmen sind dauerhaft sichergestellt, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Kunden verarbeitet werden können:
– vorherige Prüfung und Dokumentation der bei uns getroffenen Sicherheitsmassnahmen durch den Kunden
– schriftliche Weisungen an uns i.S.d. § 62 BDSG
– Verpflichtung unserer Mitarbeiter auf die Vertraulichkeit (gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO)
– Verpflichtung unserer Mitarbeiter auf das Fernmeldegeheimnis (gemäß § 88 TKG)
– Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags
– Wirksame Kontrollrechte zwischen uns und dem Kunden vereinbart
– laufende Überprüfung von uns und unserer Tätigkeiten durch den Kunden
– Vertragsstrafen bei Verstössen
14.3.8.7 Verfügbarkeitskontrolle
Folgende Massnahmen sind dauerhaft sichergestellt, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind:
– Klimaanlage in Serverräumen
– Geräte zur Überwachung von Temperatur in Serverräumen
– Schutzsteckdosenleisten in Serverräumen
– Feuer- und Rauchmeldeanlagen
– Feuerlöschgeräte in Serverräumen
– Backup- & Recoverykonzept
– Testen von Datenwiederherstellung
– Notfallplan
– Serverräume nicht unter sanitären Anlagen
Ferner obliegt die Verfügbarkeitskontrolle in den Räumlichkeiten des Kunden dem Kunden selbst.
14.3.8.8 Trennungsgebot
Folgende Massnahmen sind dauerhaft sichergestellt, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können:
– physikalisch getrennte Speicherung auf gesonderten Systemen oder Datenträgern
– Logische Mandantentrennung (softwareseitig)
– Verwendung eines Berechtigungskonzepts
– Verschlüsselung von Datensätzen, die zu demselben Zweck verarbeitet werden
– Versehen der Datensätze mit Zweckattributen/Datenfeldern
– Bei pseudonymisierten Daten: Trennung der Zuordnungsdatei und der Aufbewahrung auf einem getrennten, abgesicherten IT-System
– Festlegung von Datenbankrechten
– Trennung von Produktiv- und Testsystem
Ferner obliegt die Trennung der Daten des Kundens dem Kunden selbst.
14.3.9 Beendigung des Vertrags zur Auftragsverarbeitung
1) Nach Beendigung des Vertrages haben wir sämtliche in unseren Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Kunden auszuhändigen. Der Kunde verpflichtet sich zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung zur Löschung der Daten sofern er uns Datenträger überlassen möchte. Die Löschung von Daten auf Datenträgern, die uns überlassen wurden, erfolgt spätestens dann, wenn der Datenträger unsere Geschäftsräume verlässt und nicht mehr an den Kunden zurückgeführt werden soll. Wenn der Datenträger zwecks Reparatur oder Garantie-Austausch an Dritte weitergegeben wird, erfolgt eine vorherige Löschung nur auf schriftliche Aufforderung des Kunden. Der Kunde verpflichtet sich entsprechend uns über eine ggfls. notwendige Datenlöschung zur Wahrung des Datenschutzes zu informieren.
2) Der Kunde hat das Recht, die vollständige und vertragsgemäße Rückgabe und Löschung der Daten bei uns zu kontrollieren. Dies kann auch durch eine Inaugenscheinnahme der Datenverarbeitungsanlagen in der Betriebsstätte von uns erfolgen. Die Vor-Ort-Kontrolle soll mit angemessener Frist durch den Kunden angekündigt werden.
14.4 Zugriff auf Benutzerkonten
Wir sind befugt, Benutzerkennwörter zur Auftragsdatenverarbeitung und Fehlerbeseitigung von Störungen, zurück zu setzen oder diese zu dokumentieren und zu nutzen, um somit zwecks Wartungsarbeiten Zugriff auf das Benutzerkonto zu erhalten, ohne dafür eine gesonderte Einwilligung vom entsprechenden Benutzer ein zu holen.
Der Kunde, der mit uns einen Vertrag eingeht, verpflichtet sich seine Mitarbeiter entsprechend darüber zu informieren.
Ausnahmen von dieser Regelung erfordern die Schriftform.
14.5 Verpflichtungserklärung
Unsere Mitarbeiter unterzeichnen zum Betriebseintritt eine Verpflichtungserklärung auf die Vertraulichkeit (gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO) und auf das Fernmeldegeheimnis (gemäß §88 TKG), in der sie in das Bundesdatenschutzgesetz sowie das Telekommunikationsgesetz und die hier aufgeführten Bestimmungen unterwiesen werden.
14.6 Auskünfte
Wir erteilen Ihnen auf Verlangen unentgeltlich und unverzüglich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten. Wenden Sie sich hierfür bitte an die oben genannten Adressen.
15. Datensicherungen
Aufbewahrungsfrist
Bitte beachten Sie, dass Datensicherungen nach Bearbeitung Ihres Auftrags maximal 2 Monate aufbewahrt werden können. Sollten nach Abschluss des Auftrags Daten fehlen, müssen Sie uns dies innerhalb dieses Zeitraumes melden. Die Daten werden nach 2 Monaten unwiderbringlich von unserem Sicherungsmedium gelöscht. Schadensersatzansprüche sind danach nicht mehr möglich.
Stand: 04.01.2019, Änderungen vorbehalten